KIM-Adressen im zentralen Verzeichnis finden

Sie möchten eine KIM-Nachricht verschicken, finden aber im KIM-Adressbuch mehr als eine Adresse beim Empfänger? Sie möchten Ihren eigenen Eintrag im Adressbuch ändern, wissen aber nicht, an wen Sie sich wenden müssen? Unser kleiner Überblick zum Thema KIM-Adressen und zentraler Verzeichnisdienst hilft Ihnen dabei, die Zusammenhänge zu verstehen und diese Probleme zu meistern.

Immer mehr Ärzte, Praxen und Krankenhäuser nutzen den sicheren E-Mail-Dienst KIM – kurz für „Kommunikation im Medizinwesen“. Sie verschicken darüber beispielweise Nachrichten und elektronische Arztbriefe an Kolleginnen und Kollegen.

Allerdings tauchen häufiger Probleme auf, wenn für den Versand einer Nachricht die KIM-Adresse des Empfängers aus dem zentralen Adressbuch ausgewählt werden muss: Beispielsweise können darin mehrere Einträge pro Arzt oder Praxis oder auch unvollständige bzw. widersprüchliche Angaben stehen. Der Absender kann sich also nicht ganz sicher sein, ob er die Nachricht wirklich an den richtigen Empfänger schickt.

Ein weiteres Problem sind eigene fehlerhafte oder unvollständige Angaben im Adressbuch, beispielweise für eine Praxis oder einen Arzt. Wenn Angaben ergänzt oder korrigiert werden sollen, ist unklar, an wen man sich dafür wenden muss.

Kommunikation im Medizinwesen (KIM)

Wir erklären, woher die Daten im Adressbuch kommen, was man bei den eigenen Einträgen beachten sollte und wie man leichter die richtige KIM-Adresse findet.

Der Verzeichnisdienst (VZD): das zentrale TI-Adressbuch

Die Telematikinfrastruktur (TI) hat einen zentralen Verzeichnisdienst – kurz VZD. Der Verzeichnisdienst enthält wichtige Daten zu allen Einrichtungen und Personen, die an die Telematikinfrastruktur angeschlossen sind – genauer: alle Einrichtungen, die eine Institutionskarte (SMC-B) beantragt haben, und alle Personen, die einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) beantragt haben. KIM-Adressen werden im Verzeichnisdienst automatisch bei allen Einrichtungen und Personen angezeigt, die KIM nutzen und entsprechend über eine oder mehrere KIM-Adressen verfügen.

Der Verzeichnisdienst ist damit das zentrale Adressbuch der Telematikinfrastruktur. Wer an die TI angeschlossen ist, hat Einsicht in das Adressbuch, entweder über sein lokales Verwaltungssystem (PVS/KIS) oder auch über sein E-Mail-Programm.

Eintragung von Daten im Adressbuch: wichtig ist Erkennbarkeit

Bei der Beantragung von SMC-B und eHBA trägt der Herausgeber der jeweiligen Karte die entsprechenden Daten im Verzeichnisdienst ein, wie beispielsweise Name, Adresse und KV-Bereich einer Einrichtung.

Die KIM-Adresse hingegen trägt der jeweilige KIM-Anbieter in Abstimmung mit seinem Kunden ein. Wichtig zu wissen: Es gibt Einrichtungseinträge und Personeneinträge. Wenn die KIM-Adresse an eine Einrichtung (d.h. die Institutionskarte SMC-B) gebunden ist, erscheint sie beim Adressbuch-Eintrag dieser Einrichtung. Wenn die KIM-Adresse hingegen an einen Heilberufler persönlich (d.h. seinen elektronischen Heilberufsausweis eHBA) gebunden ist, wird die Adresse bei dessen Personeneintrag angezeigt.

Die Daten im Adressbuch sollten insgesamt eine gute Qualität haben und damit auch gut nutzbar sein. Daher sollte jeder Heilberufler bzw. jede Einrichtung darauf achten, dass die eigenen Verzeichnisdaten richtig, vollständig und aktuell, möglichst auch inklusive optionaler Daten, eingetragen werden. Außerdem sollte man bei der Wahl der KIM-Adresse auf eine sinnvolle und aussagekräftige Form achten. Dabei empfehlen wir: Seien Sie erkennbar, nicht kreativ und auch nicht datensparsam!

Änderung von Daten im Adressbuch: unterschiedliche Zuständigkeiten

Wenn die Daten im Verzeichnisdienst bereits eingetragen wurden, sollten Ärzte und Einrichtungen sie selbst im Adressbuch überprüfen und ggf. anpassen lassen. Sie können die Daten allerdings nicht selbst ändern und es gibt auch keine zentrale Zuständigkeit für die Änderung der Daten. Je nachdem, um welche Daten es sich handelt, sind unterschiedliche Stellen zuständig:

  • Änderung der KIM-Adresse: der jeweilige KIM-Anbieter
  • Änderung der übrigen Einträge im Verzeichnisdienst:
    • Krankenhäuser, Krankenhausapotheken und Vorsorge- und Rehabilitationseinrichtungen: Deutsche Krankenhaus Trustcenter und Informationsverarbeitung GmbH (DKTIG) als Herausgeberin der SMC-B
    • Praxen: die jeweilige Kassenärztliche Vereinigung als Herausgeberin der SMC-B
    • Approbierte Heilberufler*innen: die jeweilige Landeskammer als Herausgeberin des eHBA
    • Nicht-approbierte Heilberufler*innen: das elektronische Gesundheitsberuferegister (eGBR) als Herausgeber des eHBA

KIM-Adressen suchen: unsere Tipps

Für die Suche nach der richtigen KIM-Adresse möchten wir Ihnen ebenfalls einige Tipps geben:

  • Im Adressbuch werden alle Einrichtungen und Personen angezeigt, die an die TI angeschlossen sind. In vielen Verwaltungssystemen ist aber eine Einschränkung der Suche auf Einträge mit KIM-Adresse möglich.
  • Suchen Sie möglichst nach Einrichtungen und nicht nach Personen, denn meistens ist die KIM-Adresse an eine Einrichtung gebunden.
  • Die maximale Länge der Trefferliste ist auf 100 Einträge beschränkt. Sie sollten daher die Suche durch Kombination von Filtern immer weiter einschränken. Einträge können z.B. nach Namen, Adresse, Ort usw. gefiltert werden.

 

Unsere ONLINE-SCHULUNGEN zum Thema KIM für Praxen und Kliniken finden Sie hier

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