Das Stolper-Prinzip

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) wurde schon mehrfach verschoben. Nach dem Start der eAU für Ärzte am 1. Juli 2022 funktioniert nicht alles reibungslos und auch die nun anstehende zweite Stufe der eAU – die Übermittlung an die Arbeitgeber – ist noch längst nicht in trockenen Tüchern. Eine Bestandsaufnahme.

Von Heiner Sieger

Einen frommen Wunsch hat Roland Stahl, Sprecher der Kassenärztlichen Bundesvereinigung, wenn er auf den aktuellen Stand der Dinge bei der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU, angesprochen wird: „Es wäre schön, wenn wir in die digitale Welt nicht länger hineinstolpern würden, sondern endlich vernünftige Abläufe hätten.“ Dem dürfte sich so mancher Arzt anschließen, der in den vergangenen Jahren seine negativen Erfahrungen mit der Telematikinfrastruktur machen durfte. Zu den aktuellen Problemen beim E-Rezept, den Schwierigkeiten mit der Gesundheitskarte und dem in der Fachwelt als „Operation Edelschrott“ bewerteten Austausch der Konnektoren der ersten Stunde kommt jetzt noch die unsichere Situation bei der Einführung der eAU hinzu: Denn trotz jahrelangen Vorlaufs und häufigen Verschiebungen scheint das Stolpern kein Ende zu nehmen. So verfügt über 2 Monate nach dem verbindlichen Start mehr als ein Viertel der Arztpraxen immer noch nicht über KIM-Adressen, also Mailadressen für die Kommunikation im Medizinwesen als einheitlicher Standard für die elektronische Übermittlung medizinischer Dokumente.

eAU

Jahr für Jahr stellen Ärztinnen und Ärzte in Deutschland rund 77 Millionen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU) aus. Nicht nur der Ausdruck der Bescheinigungen, auch deren manuelle Erfassung bei Krankenkassen und Arbeitgebern verursacht hohen bürokratischen Aufwand. Um die Beteiligten davon zu befreien, hatte der Gesetzgeber im November 2019 mit dem dritten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG III) die Einführung eines digitalen Verfahrens angestoßen. Dazu sollte im ersten Schritt die elektronische Kommunikation zwischen Arzt und Krankenkasse eingerichtet werden, im zweiten Schritt sollten die Krankenkassen die AU-Daten für den digitalen Abruf durch die Arbeitgeber bereitstellen. Die unzureichende IT-Ausstattung in vielen Arztpraxen und die Pandemiesituation haben das Projekt jedoch zeitlich immer wieder in Verzug gebracht.

Abschaffung des Papiermonsters mehrfach verschoben

Grundsätzlich sind Ärztinnen und Ärzte gesetzlich verpflichtet, die elektronische Krankschreibung und das E-Rezept samt erforderlicher Technik in ihren Praxen einzuführen. Inzwischen wurde die eAU bereits mehrfach verschoben, vor allem wegen technischer Probleme und mangelnder Ausstattung der Praxen. Nach dem ursprünglichen Starttermin Oktober 2021 sollte es dann im Januar 2022 losgehen. Doch auch dieses Datum kippte das Bundesgesundheitsministerium, verbindlicher Start der eAU für die Übermittlung vom Arzt an die Krankenkasse war am Ende der 1. Juli 2022. 

Die zweite Stufe der eAU, die digitale Weiterleitung von den Krankenkassen an die Arbeitgeber im Rahmen der Telematikinfrastruktur (TI), wurde dann vom 1. Juli 2022 auf den 1. Januar 2023 verschoben. Arbeitgeber und Steuerberater können seit dem 1. Januar 2022 im Rahmen eines Pilotverfahrens die eAU-Daten von den Krankenkassen abfragen.

Das haben Bundestag und Bundesrat im Rahmen der Gesetzesänderung zur Verlängerung der Kurzarbeit beschlossen: Arbeitgeber sind – vorsichtshalber gesagt: nach gegenwärtiger Planung – erst ab dem 1. Januar 2023 verpflichtet, die AU-Daten erkrankter Mitarbeiter elektronisch bei deren Krankenkasse abzurufen. Hierzu soll es dann auch keine Alternative mehr geben. Gleichzeitig entfällt nämlich die gesetzliche Verpflichtung des Arbeitnehmers, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform vorzulegen. Bis Ende 2022 bleibt diese Vorlagepflicht übergangsweise noch bestehen. Bis zur flächendeckenden Umsetzung legen die Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber wie gewohnt noch den sogenannten „Gelben Schein“ vor – je nach betrieblicher Vereinbarung am dritten Tag der AU oder bereits am ersten Tag. Mit dem obligatorischen Start des eAU-Verfahrens am 1. Januar 2023 fällt dieser Schritt weg. Der Versicherte selbst erhält allerdings immer noch auf Wunsch einen Papierausdruck seiner AU-Bescheinigung vom Arzt.

Nach dem noch in vielen Praxen gepflegten, analogen Prozess stellt der Arzt eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus, wenn der Patient aufgrund einer Erkrankung oder Verletzung seine Arbeitsleistung nicht erbringen kann. Die AU-Bescheinigung muss dabei in vierfacher Ausfertigung gedruckt werden: Je ein Exemplar für den Arzt, den Versicherten, den Arbeitgeber und die gesetzliche Krankenversicherung (GKV). Ein wahres Papiermonster: So ist in der Vergangenheit Jahr für Jahr ein Papieraufkommen von mehr als 300 Millionen Blättern Papier entstanden. 

„Gesichert ist gar nichts“

Ob nun zum Jahreswechsel die eAU reibungslos läuft, muss nach dem derzeitigen Stand der Entwicklung stark bezweifelt werden. Auf die Frage nach einem pünktlichen Start der eAU Stufe 2 antwortet Monika Schindler, Leiterin des Strategischen Geschäftsbereichs Digitalisierung bei der KV Bayern: „Gesichert ist gar nichts, erst recht nicht, wenn es mit der TI zu tun hat. Als digitaler Prozess lässt sich die eAU noch lange nicht bezeichnen.“ 

Und das betrifft nur die Seite der Ärzte. Ob die Arbeitgeber sich auch schon intensiv mit dem Thema eAU befassen, darf nach aktuellen Erkenntnissen bezweifelt werden. Denn für den Abruf der Daten von der Krankenkasse ist laut dem GKV-Spitzenverband zwingend der Datenaustausch eAU einzusetzen. Daher müssen Arbeitgeber darauf achten, dass ihr Softwarehersteller das eingesetzte Entgeltabrechnungsprogramm rechtzeitig (spätestens bis zum Beginn der Teilnahmepflicht für Arbeitgeber) mit einer entsprechenden Schnittstelle ausstattet.

„Wir wissen aber nicht, wie viele Arbeitgeber das Verfahren schon testen. Einige Große machen das nach Angaben der gematik schon, aber bei den Kleineren habe ich meine Zweifel, dass die genau wissen, wie das funktioniert“, sagt Monika Schindler. „Ich glaube eher nicht an eine 100-prozentige Ausstattung.“  Nach Angaben der Siemens-Betriebskrankenkasse (SBK) gibt es grundsätzlich noch nicht allzu viele Arbeitgeber, die den neuen Prozess aktuell erproben. So erhielt die Kasse im Juli ca. 5.000 Arbeitgeber-Anfragen nach eAU. Zum Vergleich: Im gleichen Zeitraum wurden 100.000 eAU von Ärzten an die SBK übermittelt. Allerdings stehe wohl der Einstieg einiger der großen Arbeitgeber mit dem neuen Quartal zum 01.10.2022 in den neuen Prozess bevor.

Fehlender Überblick der Arbeitgeber

„Wie einfach dieser Prozess für den Arbeitgeber umzusetzen ist, hängt davon ab, wie dieser Arbeitgeber ausgestattet ist. Es ist davon abhängig, wie der Lohnabrechnungsprozess und die Meldung der Krankmeldung bisher bei dem jeweiligen Arbeitgeber aussieht“, sagt Franziska Herrmann, von der Unternehmenskommunikation der Siemens-Betriebskrankenkasse. „Die Einführung der eAU verändert die Arbeitsprozesse in der Personalabteilung in jedem Fall, egal ob kleiner oder großer Betrieb. Die Personaler müssen das Verfahren erst kennenlernen und der Arbeitgeber muss eine passende technische Lösung für das Verfahren finden. Wenn – vor allem bei kleinen Unternehmen – Dienstleister mit der Lohnabrechnung beauftragt sind, wird dies in vielen Fällen zum Beispiel über diese laufen.“

Ob Handwerksbetrieb, Einzelhandelsgeschäft oder Döner-Kiosk – vor allem hunderttausende kleinere Betriebe dürften mit der eAU und dem neuen digitalen Prozess noch nicht vertraut sein. Beim Bund der Selbstständigen etwa liegt „leider keinerlei Kenntnis bezüglich einer Problematik mit dem eAU-Verfahren bei unseren Mitgliedern“ vor. Einen Überblick, wie groß das Informationsdefizit oder der Stand der Vorbereitung auf den neuen Prozess in den Betrieben ist, vermag auch die Bundesvereinigung der deutschen Arbeitgeberverbände (BDA) nicht zu geben. Konkrete Fragen, wie weit die Mitgliedsverbände und -betriebe darauf vorbereitet sind, wo es möglicherweise noch klemmt, ob in den Betrieben die erforderlichen Prozesse schon flächendeckend bekannt und installiert sind und wie viele Betriebe überhaupt die eAU während der aktuellen Pilotphase nutzen, kann oder will der größte deutsche Arbeitgeberverband nicht beantworten. Auch beim Zentralverband des deutschen Handwerks (ZDH) liegen keine Zahlen dazu vor, wie viele Betriebe bereits auf die eAU vorbereitet sind. Man geht aber – warum auch immer – davon aus, dass die Entgeltabrechnungsprogramme entsprechende Module für den elektronischen Abruf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen enthalten, und dass auch die Steuerberater die erforderliche Sachkenntnis haben. Immerhin bieten BDA und ZDH Praxisseminare, ePaper und Webinare zum Thema eAU für ihre Klientel an.

Wo die digitale Übermittlung noch nicht möglich sei, müssen laut ZDH Papier-Bescheinigungen auf dem Postweg versandt und bei den Krankenkassen eingelesen werden. Dies bedeutet hohe Fehlerquoten, Mehraufwände und Zeitverzögerungen sowohl bei den Krankenkassen als auch bei den Arbeitgebern. Insgesamt wurden bis Ende August etwa 22 Millionen eAU an die Kassen gesendet, also in acht Monaten weniger als ein Drittel der bislang 77 Millionen ausgestellten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen. Die noch auftretenden Fehler stoßen auch der KV Bayern schwer auf. „Wir sind in Sachen Digitalisierung noch nicht da, wo wir hinwollen. Das ist alles noch optimierungsbedürftig. Es treten auch immer noch Fehler auf, wenn auch allmählich reduziert. Aber ein Prozent Fehler bei 6,6 Millionen eAU im Juli 2022 bedeuten auch mehr als 60.0000 Fehlermeldungen. Das ist unseres Erachtens eindeutig zu viel.“ Übrigens: Die Arbeitgeber haben keine Sanktion zu befürchten, wenn die eAU nicht genutzt wird – das sieht das Gesetz nicht vor. Monika Schindler dazu: „Die Mehrarbeit haben dann wieder die Arztpraxen, die die zusätzlichen Arbeitgeberkopien für die Patienten ausdrucken müssen.“

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