TI-Anbindung von Kliniken: 5 Fehleinschätzungen, die ins Fiasko führen

Seit der damalige Bundesgesundheitsminister Hermann Gröhe im Sommer 2017 die Probephase für beendet und die Telematikinfrastruktur (TI) für einführungsreif erklärt hat, durften und mussten niedergelassene Ärzte die Anbindung vollziehen. Damit verbunden war die Einführung der ersten Anwendung auf Basis der TI – das Versicherten­stammdaten­management (VSDM).

Für einzelne Praxen war mit der Anbindung ein gewisser technischer und organisatorischer Aufwand verbunden, gleichzeitig gab es neue Dokumentationsverpflichtungen und natürlich gelegentlich Abstürze der neuen Kartenlesegeräte. Das große Chaos ist aber bislang genauso ausgeblieben wie der große Aufschrei. Großes Murren ist ja immer…

TI Fehleinschätzungen – je komplexer die Institution, desto schwieriger der Anbindungsprozess

Für Kliniken beginnt dieser Prozess nun. Die Kostenerstattungsvereinbarung zwischen Krankenhausgesellschaft und Krankenkassen ist im Oktober 2018 in Kraft getreten. Zudem wurde im November 2019 mit dem „Digitale-Versorgung-Gesetz“ (DVG) die Anbindungsfrist für Kliniken an die Telematikinfrastruktur auf den 01.01.2021 festgelegt – eine Sanktionsfrist wie für die niedergelassenen Ärzte ist ab dem 01.01.2022 wirksam.

Doch was für einzelne Praxen beherrschbar ist, wächst sich für komplexe Einrichtungen schnell zu einem Thema aus, das leicht zu unterschätzen ist. Die einzelnen Elemente des Anbindungsprozesses – Bestellung und Installation von Konnektoren und Kartenterminals, Bestellung von Steckkarten, Anbindung an die bislang verwendeten IT-Systeme – werden insbesondere vor dem Hintergrund der genau definierten Kostenerstattungskriterien zur Stolperfalle.

Aus den Erfahrungen und Berichten von Beratern, die komplexe TI-Anbindungsprojekte realisiert haben und aktuell noch begleiten, lassen sich für Klinikleitungen schon mal fünf gedankliche Ansätze destillieren, die garantiert ins Fiasko führen.

TI Fehleinschätzungen – der Realitätscheck

Damit das Rendezvous mit der Wirklichkeit nicht zum bösen Erwachen wird, haben wir 5 typische Fehler und TI Fehleinschätzungen schon einmal dem Realitätscheck unterzogen:

1. Ignorieren Sie den TI-Hype
2. Definieren Sie die TI-Anbindung als Projekt
3. Überlassen Sie das Thema der IT
4. Vertrauen Sie darauf, dass alle für die TI notwendigen Daten in Ihrem Haus korrekt gepflegt werden und zur Verfügung stehen
5. Gehen Sie davon aus, dass angesichts der Finanzierungsvereinbarung und eines winkenden TI-Zuschlags für Ihr Haus kein zusätzlicher finanzieller Aufwand entsteht

1. Ignorieren Sie den TI-Hype

Setzen Sie darauf, dass bei der Digitalisierung im deutschen Gesundheitswesen noch nie etwas so heiß gegessen wurde, wie ein Minister es angekündigt hat. Genau genommen hat sich überhaupt noch nicht viel bewegt und man kann sicherlich in Ruhe zuschauen, wie die Ehrgeizlinge unter den Kollegen um die Wette laufen, um als Vorzeige-Digitalisierer dazustehen. Sie liefern dann zuverlässig die Fehler, die man selbst nicht mehr machen muss. Finanziell passiert ja erstmal nix.

Realitäts-Check:

Doch, finanziell passiert etwas. Und zwar dann, wenn ihre nicht getauschten Kartenlesegeräte die neuen Versichertenkarten nicht mehr lesen können. Das wird schnell der Fall sein, denn ab dem 01.01.2019 funktionieren Versichertenkarten der Generation 1 (G1) nicht mehr. Und nachdem die Versicherungen ihre Karten künftig sukzessive mit allen Funktionalitäten ausstatten werden, die die Telematikinfrastruktur hergibt – vom Versichertenstammdatenmanagement über das Notfalldatenmanagement bis zu Arztbriefen und Medikationsplänen – müssen die Kartenleser auch TI-tauglich sein. Kein Einlesen von Karten, kein Abrechnen bei den Kassen…

2. Definieren Sie die TI-Anbindung als Projekt

Es ist doch alles ganz klar: Irgendwann mal die Geräte bestellen, dann installieren. Vorher sauber planen, nachher sauber abrechnen. Klares Ziel und klar definierter Abschluss – klarer Fall von Projekt.

Realitäts-Check:

Irrtum! Die technische TI-Anbindung und die Einführung der ersten TI-Anwendung – des Versichertenstammdatenmanagements (VSDM) – sind der erste Schritt in einem Prozess, dessen weitere Schritte durch Gesundheitspolitik und Gematik bereits definiert sind. Diese Sichtweise muss dem verantwortlichen Management unbedingt bewusst sein. Der Prozesscharakter zeigt sich zum einen im technischen Teil rings um Geräte und Software, die im Zuge der kommenden TI-Anwendungen immer wieder Modifizierungen erfahren werden.

Zum anderen aber wird mit dem VSDM als Erstanwendung ein Zug ins Rollen gebracht, der nicht mehr wirklich zu stoppen ist: Die konkrete Digitalisierung des Arbeitsalltags in Praxen und Kliniken, verbunden mit stetigem Änderungsdruck auf alle, die in diesem Bereich tätig sind. TI-Anwendungen, die ab 2020 auf den VSDM folgen sollen, bevor 2021 die elektronische Patientenakte (ePA) funktioneren soll, sind bereits definiert. Dazu gehören unter anderem das Notfalldatenmanagement (NFDM), der elektronische Medikationsplan (eMP), die qualifizierte elektronische Signatur (QES) oder verschiedene Einzelmaßnahmen im Gesamtpaket der Kommunikation im Medizinwesen (KIM). Deshalb ist es beispielsweise kurzsichtig, TI-Beauftragte – so man sie denn einmal identifiziert, qualifiziert und zum Handeln ermächtigt hat – nur für die Zeit bis zum Abschluss der technischen Anbindung (also des Konnektoranschlusses und des Austauchs der Kartenlesegeräte) in Verantwortung zu nehmen. Die erfolgreiche Einführung der Folgeanwendungen wird das Wissen der hauseigenen TI-Pioniere benötigen und voraussetzen – und auch die Erfahrungen im Umgang mit den Beschäftigten, denen man die Notwendigkeit des quälenden digitalen Dauerwandels künftig permanent nachvollziehbar vermitteln muss.

3.TI Fehleinschätzungen: Überlassen Sie das Thema der IT

Neue Konnektoren, neue Lesegeräte und das Ganze muss sauber ans KIS angebunden sein – das sind doch Kernthemen der IT! Da sollte man gar nicht versuchen, denen die Verantwortung zu beschneiden.

Realitäts-Check:

Die TI-Anbindung ist zunächst vielleicht techniklastig. Die TI-Anwendungen allerdings – bereits beginnend mit der Einführungsanwendung des VSDM – verändern Arbeitsprozesse in vielen Bereichen und müssen durch ein seriöses Change-Management als Querschnittsaufgabe begleitet werden.

Sehr anschaulich wird die Notwendigkeit der Einbeziehung weiterer Bereiche neben der IT, wenn man sich die Finanzierungsvereinbarung zwischen Krankenhausgesellschaft und Krankenkassen ansieht: Wer sich die Kennzahlen angesehen hat, nach denen der Telematikzuschlag für ein konkretes Krankenhaus berechnet wird – also die Zahlung, die von den Krankenkassen für den TI-Ausstattungsaufwand, Umstellungsprozesse und laufenden Betrieb der TI-Komponenten zahlt – der wird schnellstmöglich die Abteilungen ins Boot holen, die für Personal, Finanzen und Abrechnung zuständig sind. Und sobald jemand versteht, welche konkreten Auswirkungen die neuen Geräte und die TI-Anwendungen auf die Gestaltung der Arbeitsabläufe auf den Stationen haben, werden mit Sicherheit auch Ärztliche Leitung und Pflegeleitung an den Tisch gebeten.

4. Vertrauen Sie darauf, dass alle für die TI notwendigen Daten in Ihrem Haus korrekt gepflegt werden und zur Verfügung stehen

Lassen Sie sich nicht vom gelegentlichen Gejammere über schlecht gepflegte Daten beunruhigen. Das ist Mikromanagement. Sie haben ja SAP, und was da irgendwo drin ist, muss ja irgendwo auch wieder rauszuholen sein. Gehen Sie davon aus, dass irgendjemand in ihrer Einrichtung schon weiß, wo die Daten zu finden sind, die für die TI-Anbindung und die Einführung der TI-Anwendungen gebraucht werden. Zur Not lässt sich diese Expertise draußen einkaufen.

Realitäts-Check:

Die Erfahrung zeigt, dass die in verschiedenen Bereichen zu verschiedenen Zwecken erhobenen Daten in vielen Fällen für konkrete Querschnittsthemen nicht einfach zusammengeführt werden können – eben weil sie nach unterschiedlichen Logiken für verschiedene Zwecke erhoben wurden. Stammdaten heißen zwar Stammdaten, aber in vielen Krankenhäusern haben sich über Jahre hinweg Stammdaten-Parallelwelten entwickelt.

Für die TI-Einführung wird das zum Problem, weil bei diesem Querschnittsthema stillschweigend jedes Silo davon ausgeht, verwendbares Datenmaterial liefern zu können, und erst die Gesamtverantwortlichen vor dem Problem stehen, diese Daten nicht für die von ihnen benötigten Zwecke verwenden zu können. Dann brennt die Hütte, weil Termine gesetzt und Geräte bestellt sind. Also: Schnellstmöglich Klarheit über die notwendigen Daten erlangen sowie deren Verfügbarkeit und Verwendbarkeit von den Verantwortlichen für den Gesamtprozess prüfen lassen.

5. TI Fehleinschätzungen: Gehen Sie davon aus, dass für Ihr Haus kein zusätzlicher finanzieller Aufwand entsteht

Für die technische Anbindung des Krankenhauses an die TI und für den laufenden Betrieb der TI-Komponenten gibt es eine Ausstattungspauschale und eine Betriebspauschale. Auch der Umstellungsaufwand wird nach einem bestimmten Schlüssel vergütet – das sollte ja reichen.

Realitäts-Check:

Die Pauschalen decken – in Abhängigkeit davon, ob das Krankenhaus mit der von den Kassen vorgegebenen Anzahl an Kartenlesegeräten auskommen will – zumindest Teile der Kosten einer Neuausstattung und des anschließenden Betriebs. Auch die Umstellungspauschale ist eher an der technischen Umstellung orientiert. Was nicht erstattet wird, in vielen komplexen medizinischen Einrichtungen aber nicht ansatzweise budgetiert ist, sind die Kosten für das Prozess- und Veränderungsmanagement, das mit der TI-Anbindung und der sukzessiven Einführung der TI-Anwendungen verbunden ist.

Vor allem die Veränderungen der Arbeitsprozesse und der sich zwangsläufig intensivierende Austausch mit anderen Ärzten und Einrichtungen sowie mit den Patienten bindet Personal und setzt Know-how voraus, das in vielen Fällen hausintern (noch) nicht vorhanden ist. Nennen Sie das, was Sie dafür einplanen, TI-Budget, Digitalisierungstopf oder Veränderungs-Sparstrumpf – aber nehmen Sie die Prozesse ernst und klopfen Sie sie frühzeitig auf ihren Mittelbedarf ab.